چرا مدیریت دسترسی در گوگل ادز اهمیت دارد؟
وقتی صحبت از اکانت گوگل ادز می‌شود، موضوع فقط اجرای کمپین‌های تبلیغاتی نیست. پشت هر اکانت معمولاً یک تیم قرار دارد: مدیر بازاریابی، کارشناس تبلیغات، حسابدار، و حتی مدیرعامل که تنها نیاز به گزارش‌های سطح بالا دارد. اگر همه این افراد به یک سطح دسترسی داشته باشند، نتیجه‌اش می‌تواند فاجعه‌بار باشد.
تصور کنید یک آژانس تبلیغاتی ایرانی به‌خاطر سهل‌انگاری، دسترسی Administrator را به یک کارآموز داده بود. نتیجه چه شد؟ کارآموز سهوی، کمپین اصلی مشتری را متوقف کرد و هزینه‌های روزانه شرکت دچار اختلال شد. این مثال ساده نشان می‌دهد که مدیریت نقش‌ها و دسترسی‌ها در گوگل ادز، به اندازه اجرای کمپین‌ها مهم است.
مدیریت درست دسترسی‌ها مزایای مهمی دارد:
- امنیت داده‌ها حفظ می‌شود.
- وظایف تیمی شفاف‌تر خواهد شد.
- هزینه‌ها و کمپین‌ها با دقت بیشتری کنترل می‌شوند.
نقش‌ها و سطح‌های دسترسی مختلف در گوگل ادز
گوگل برای اینکه کاربران با اهداف و وظایف متفاوت بتوانند در یک اکانت همکاری کنند، چند سطح دسترسی مشخص کرده است. این نقش‌ها دقیقاً تعیین می‌کنند که هر فرد چه کارهایی می‌تواند انجام دهد و چه محدودیت‌هایی خواهد داشت.
نقش Administrator در گوگل ادز
این نقش بالاترین سطح دسترسی است. فردی که Administrator است می‌تواند:
- کاربران جدید اضافه کند یا حذف کند.
- سطح دسترسی دیگران را تغییر دهد.
- همه تنظیمات کمپین‌ها و صورتحساب‌ها را مدیریت کند.
به بیان ساده، اگر بخواهیم یک مقایسه کنیم، Administrator شبیه مدیرکل یک سازمان است که هیچ محدودیتی ندارد. به همین دلیل، تعداد افرادی که این نقش را دارند باید بسیار محدود و قابل‌اعتماد باشند.
تفاوت Standard و Read-only access
- Standard Access: این سطح به کاربر اجازه می‌دهد کمپین‌ها را ایجاد، ویرایش و مدیریت کند اما نمی‌تواند کاربران دیگر را اضافه یا حذف کند. این نقش معمولاً برای متخصصان تبلیغات مناسب است.
- Read-only Access: همانطور که از نامش پیداست، این سطح فقط برای مشاهده گزارش‌ها و داده‌هاست. مدیران ارشد یا سرمایه‌گذاران که فقط می‌خواهند نتایج کمپین‌ها را ببینند، معمولاً این دسترسی را دریافت می‌کنند.
مراحل دسترسی دادن به کاربر جدید در گوگل ادز
فرآیند اضافه کردن یک کاربر جدید در گوگل ادز ساده است، اما چون پای امنیت و بودجه در میان است، باید با دقت انجام شود.
۱. ابتدا وارد اکانت گوگل ادز شوید و از منوی سمت راست، گزینه Tools & Settings را انتخاب کنید.
۲. در بخش Access and Security، گزینه Users را باز کنید.
۳. روی علامت (+) کلیک کنید تا بتوانید ایمیل کاربر جدید را وارد کنید.
۴. سطح دسترسی مناسب (Administrator، Standard یا Read-only) را انتخاب کنید.
۵. کاربر یک ایمیل دعوت از گوگل دریافت می‌کند و پس از پذیرش، به اکانت دسترسی خواهد داشت.
این مراحل ساده هستند، اما انتخاب سطح دسترسی باید بر اساس نقش واقعی فرد در سازمان یا پروژه انجام شود.
اگر شما هم می‌خواهید کمپین‌هایتان بدون خطر مدیریت شوند، همین امروز سطوح دسترسی اکانت گوگل ادز خود را بررسی کنید و مطمئن شوید هر فرد فقط به اندازه نیاز واقعی خود دسترسی دارد.
مدیریت و ویرایش دسترسی کاربران در Google Ads
گاهی شرایط تغییر می‌کند: یک همکار جدید به تیم اضافه می‌شود، یک فریلنسر پروژه را تحویل می‌دهد یا حتی لازم است دسترسی یکی از اعضا محدودتر شود. اینجاست که بخش مدیریت دسترسی‌ها اهمیت پیدا می‌کند.
برای ویرایش یا حذف دسترسی‌ها باید مراحل زیر را طی کنید:
۱. وارد اکانت گوگل ادز شوید.
۲. از منوی Tools & Settings به قسمت Access and Security بروید.
۳. لیست کاربران نمایش داده می‌شود. روی نام فرد موردنظر کلیک کنید.
۴. حالا می‌توانید سطح دسترسی او را تغییر دهید یا به‌طور کامل دسترسی را حذف کنید.
نحوه حذف یا تغییر نقش کاربران
- تغییر نقش: اگر یک کارمند ارتقا گرفته و باید به بخش مدیریت تبلیغات دسترسی داشته باشد، می‌توانید او را از Read-only به Standard تغییر دهید.
- حذف کاربر: وقتی همکاری یک فریلنسر تمام می‌شود، حذف دسترسی او حیاتی است. حتی اگر فرد قابل‌اعتماد باشد، حضور غیرضروری او در لیست کاربران ریسک امنیتی ایجاد می‌کند.
این انعطاف‌پذیری به تیم‌ها کمک می‌کند همیشه کنترل کامل روی اکانت داشته باشند.
بهترین شیوه‌ها برای مدیریت کاربران و نقش‌ها
اگرچه گوگل روند اضافه‌کردن و مدیریت کاربران را ساده کرده، اما بهترین شیوه‌ها همان چیزی است که تفاوت بین یک تیم حرفه‌ای و یک تیم شلخته را مشخص می‌کند.
۱. اصل حداقل دسترسی: هر کاربر فقط به همان سطحی دسترسی داشته باشد که برای انجام وظایفش نیاز دارد.
۲. بازبینی دوره‌ای: هر سه ماه یک‌بار لیست کاربران را بررسی کنید و دسترسی‌های اضافی را حذف کنید.
۳. جلوگیری از چند Administrator غیرضروری: هرچه تعداد ادمین‌ها بیشتر باشد، ریسک تغییرات ناخواسته یا اشتباه بالاتر می‌رود.
۴. استفاده از ایمیل‌های سازمانی به‌جای شخصی: این کار هم امنیت را افزایش می‌دهد و هم مدیریت خروج افراد از تیم را ساده‌تر می‌کند.
یک مثال واقعی: یکی از استارتاپ‌های ایرانی در حوزه گردشگری، دسترسی Administrator را به پنج نفر داده بود. نتیجه؟ تغییرات ناخواسته در بودجه کمپین‌ها و اختلاف داخلی در تیم. پس از بازنگری و محدود کردن ادمین‌ها به دو نفر، نه‌تنها مشکلات کاهش یافت، بلکه هزینه‌ها هم ۱۵٪ بهینه شد.
مشکلات رایج در مدیریت دسترسی‌ها و راه‌حل آنها
حتی تیم‌های حرفه‌ای هم گاهی با مشکلات مربوط به دسترسی روبه‌رو می‌شوند. در ادامه به چند مورد رایج و راه‌حل آنها اشاره می‌کنیم:
مشکل ۱: فراموش کردن حذف دسترسی کاربر سابق
وقتی یک کارمند یا فریلنسر پروژه را ترک می‌کند و دسترسی او باقی می‌ماند، امنیت داده‌ها در خطر است.
راه‌حل: پس از پایان همکاری، بلافاصله دسترسی فرد را حذف کنید.
مشکل ۲: انتخاب نقش اشتباه
گاهی به‌جای Read-only، دسترسی Standard داده می‌شود و فرد می‌تواند تغییراتی ناخواسته ایجاد کند.
راه‌حل: همیشه نقش‌ها را دوباره چک کنید و قبل از نهایی کردن، مطمئن شوید سطح انتخاب‌شده متناسب است.
مشکل ۳: تعدد Administratorها
داشتن چند ادمین می‌تواند منجر به تغییرات همزمان یا تضاد مدیریتی شود.
راه‌حل: فقط افراد کلیدی را به‌عنوان Administrator تعیین کنید.
مشکل ۴: ناآگاهی از تغییرات نقش‌ها
گاهی اعضا بدون اطلاع دیگران نقش‌ها را تغییر می‌دهند.
راه‌حل: تنظیم فرآیند داخلی برای اطلاع‌رسانی تغییرات و تعیین یک فرد مسئول مدیریت کاربران.
⚡ اگر تیم شما هم در حال مدیریت چندین کمپین است، همین امروز وارد بخش Access and Security اکانت گوگل ادز شوید. لیست کاربران را مرور کنید، نقش‌ها را اصلاح کنید و مطمئن شوید هیچ دسترسی غیرضروری وجود ندارد. این کار ساده می‌تواند امنیت بودجه تبلیغاتی شما را تضمین کند.
جمع‌بندی و توصیه‌های عملی
مدیریت دسترسی‌ها در گوگل ادز شاید در نگاه اول فقط یک موضوع فنی به‌نظر برسد، اما در واقع ستون امنیت و کارایی هر کمپین تبلیغاتی است. بی‌توجهی به این موضوع می‌تواند هزینه‌های مالی، از دست رفتن داده‌ها یا حتی نابودی اعتماد مشتریان را به دنبال داشته باشد.
برای اینکه کنترل بهتری روی اکانت خود داشته باشید، چند توصیه عملی وجود دارد:
- لیست کاربران را به‌طور منظم بررسی کنید. بسیاری از کسب‌وکارها پس از مدتی فراموش می‌کنند چه کسانی دسترسی دارند. مرور دوره‌ای مانع از باقی‌ماندن دسترسی‌های بلااستفاده می‌شود.
- سطوح دسترسی را بر اساس نیاز واقعی تعیین کنید. اگر فردی فقط باید گزارش‌ها را ببیند، نیازی به دسترسی Standard ندارد.
- از ایمیل‌های کاری استفاده کنید. این کار باعث می‌شود در زمان جدایی یک کارمند، حذف دسترسی ساده‌تر شود.
- یک نفر را مسئول مدیریت دسترسی‌ها کنید. این نقش باید مشابه نگهبان دروازه باشد؛ کسی که فقط با تایید او تغییرات اعمال شود.
- آموزش تیم را فراموش نکنید. بسیاری از اشتباهات ناشی از ناآگاهی کاربران است.
اهمیت امنیت داده‌ها در ایران
یکی از موضوعاتی که معمولاً در مقالات خارجی کمتر به آن پرداخته می‌شود، مدیریت دسترسی‌ها در بازار ایران است. در بسیاری از شرکت‌های ایرانی، تیم‌ها ترکیبی از نیروهای داخلی و فریلنسرها هستند. همین مسئله مدیریت کاربران را حساس‌تر می‌کند.
مثلاً یک فروشگاه اینترنتی ممکن است با چندین آژانس مختلف همکاری کند. اگر دسترسی‌ها مدیریت نشوند، هر آژانس می‌تواند به داده‌های مشتریان، بودجه‌ها و حتی کمپین‌های رقبا دسترسی داشته باشد. نتیجه چنین وضعیتی چیزی جز ریسک امنیتی بالا نخواهد بود.
راهکار؟ ایجاد یک فرآیند شفاف: هر بار که همکاری با یک فریلنسر یا آژانس به پایان می‌رسد، باید به‌سرعت دسترسی‌ها حذف شوند.
نگاه استراتژیک به نقش‌ها
مدیریت دسترسی فقط یک وظیفه اجرایی نیست؛ بخشی از استراتژی بازاریابی دیجیتال شماست. چرا؟ چون سطح دسترسی هر فرد تعیین می‌کند چه مقدار اختیار در تصمیم‌گیری‌های تبلیغاتی دارد.
برای مثال، اگر همه اعضا Standard باشند، هر کسی می‌تواند کمپین را متوقف یا بودجه را تغییر دهد. این مساوی است با هرج‌ومرج تبلیغاتی.
در مقابل، وقتی نقش‌ها دقیق تعریف شوند، تصمیم‌های کلیدی فقط در دست مدیران ارشد باقی می‌ماند و دیگران صرفاً کار اجرایی یا تحلیل داده‌ها را انجام می‌دهند.
🔎 همین حالا یک نگاه سریع به لیست کاربران اکانت گوگل ادز خود بیندازید. شاید دسترسی‌ای وجود داشته باشد که مدت‌هاست باید حذف یا اصلاح می‌شده است.
توصیه نهایی برای آژانس‌ها و کسب‌وکارها
- برای آژانس‌های تبلیغاتی: شفافیت با مشتریان درباره اینکه چه کسی به اکانت آنها دسترسی دارد، یک مزیت رقابتی محسوب می‌شود.
- برای کسب‌وکارهای B2B: محدود کردن دسترسی به تیم‌های داخلی می‌تواند ریسک افشای اطلاعات حساس را کاهش دهد.
- برای فریلنسرها: پیشنهاد دهید کارفرما دسترسی Standard یا Read-only به شما بدهد، نه Administrator. این پیشنهاد حرفه‌ای بودن شما را نشان می‌دهد.
نتیجه‌گیری
مدیریت دسترسی در گوگل ادز یک مهارت حیاتی برای هر مارکتر دیجیتال است. این موضوع فقط به اضافه کردن یوزر در گوگل ادز خلاصه نمی‌شود؛ بلکه شامل درک نقش‌ها، حفظ امنیت داده‌ها، و ایجاد یک فرآیند پایدار برای همکاری‌های تیمی است.
به یاد داشته باشید:
یک کمپین موفق فقط حاصل خلاقیت تبلیغاتی نیست؛ مدیریت هوشمندانه دسترسی‌ها همان چیزی است که امنیت، شفافیت و اعتماد را به ارمغان می‌آورد.
اگر به دنبال مدیریت حرفه‌ای‌تر کمپین‌ها هستید، همین امروز وارد بخش Access and Security شوید، نقش‌ها را مرور کنید و تغییرات لازم را اعمال کنید.
برای یادگیری بیشتر هم می‌توانید مقاله‌های دیگر بلاگ راتین مثل آموزش گوگل ادز و آموزش کیورد پلنر را بخوانید.
